Studimi më i madh deri më tani mbi takimet dhe produktivitetin zbulon se shumica e kompanive duhet t’i zhdukin ato pothuajse tërësisht. Një drejtues më pyeti nëse bëja seanca trajnimi se si të zhvilloja takime produktive.
Kur e pyeta pse ishte i interesuar, ai më tha: “Kam kaluar 12 orë këtë javë në takime që ishin një humbje totale e kohës sime.” Për ta bërë këtë fakt edhe më dëshpërues, rezultoi se 4 nga ato orë ishin humbur në takimet që ai drejtonte.
Mbi 25 milionë takime mbahen çdo ditë në Shtetet e Bashkuara dhe afërsisht 37 miliardë dollarë shpenzohen çdo vit për takime joproduktive. Industry Week, në një studim me mbi 2000 menaxherë, raportoi se të paktën 30 për qind e kohës së menaxherit të kaluar në takime ishte joproduktive. 3M kreu një anketë të ngjashme me drejtuesit dhe zbuloi se 25-50 për qind e kohës së njerëzve të kaluar në takime ishte e humbur.
Takimet supozohet të përmirësojnë produktivitetin, efikasitetin, punën në grup, komunikimin dhe bashkëpunimin. Dhe, duket sikur sasia e kohës që liderët shpenzojnë në takime rritet çdo vit. Në përvojën time, kam zbuluar se menaxherët dhe drejtuesit kalojnë lehtësisht diku nga 35 deri në 55 për qind të kohës së tyre në takime.
Dhe, përpara se të arrijnë në takim, udhëheqësi mesatar shpenzon 4 orë shtesë në javë duke përgatitur përditësimet e statusit për takimet. Kjo nuk lë shumë kohë për kryerjen e vërtetë të punës. Pse kaq shumë takime janë kaq joproduktive?
Asnjë vlerë e dhënë: Njerëzit vijnë në takim të përgatitur për të dëgjuar, për të ofruar përditësime të statusit dhe për të qenë të disponueshëm për t’iu përgjigjur pyetjeve.
Mungesa e angazhimit të punonjësve: Anëtarët e ekipit vijnë në takime, por përdorin kohën për t’iu përgjigjur emaileve ose për të bërë punë të tjera që nuk kanë lidhje me takimin në fjalë.
Ligji i Parkinsonit: Ligji i Parkinsonit është ideja që puna zgjerohet për të mbushur kohën e disponueshme për përfundimin e saj dhe koncepti është absolutisht i zbatueshëm për takimet.
John Kenneth Galbraith një herë tha: “Takimet janë të domosdoshme kur nuk dëshiron të bësh asgjë”. Sado që na pëlqen të bëjmë shaka se sa të kota janë takimet, ato në fakt i shërbejnë një qëllimi. Kur ato zhvillohen siç duhet, takimet nxisin punën ekipore, komunikimin, bashkëpunimin dhe efikasitetin.
Këshillat e mëposhtme do t’ju ndihmojnë të drejtoni takime që janë efikase dhe efektive.
Mos kryeni takime informuese ose të përditësimit të statusit: Nëse qëllimi i vetëm i takimit është të sigurojë përditësime të statusit, kjo është më mirë të sigurohet nëpërmjet përditësimeve me email. Nëse është e rëndësishme që të gjitha përditësimet të kombinohen në një raport, cakto një person përgjegjësinë për të mbledhur informacionin dhe për të përmbushur detyrën.
Siguroni një axhendë, qëllim dhe për takimin: Çdo takim duhet të ketë një axhendë me një qëllim dhe qëllime të qarta. Pa një axhendë, nuk ka shumë pengesa që takimi të kthehet në një mbledhje të madhe shoqërore.
Programoni takime më të shkurtra: një takim 30-minutësh shpesh është po aq, ose më shumë, produktiv sesa një takim një orë, nëse është planifikuar mirë. Më mirë akoma, bëhu i çuditshëm. Planifikoni një takim 37 minuta. Njerëzit mund të vijnë vetëm për të parë se çfarë mund të arrihet në atë kohë të çuditshme specifike.
Ftoni njerëzit e duhur: Hulumtimet tregojnë se sa më shumë njerëz të ftoni, aq më shumë bie produktiviteti. Ftoni më pak njerëz dhe ftoni njerëzit e duhur.
Filloni në kohë: Filloni në kohë, pavarësisht se kush është vonë. Le të themi se keni 10 drejtues në një takim, të cilët secili fiton afërsisht 150,000 dollarë në vit. Çdo takim vonohet 15 minuta nga ardhja me vonesë e një personi. Nëse ekipi juaj takohet 52 herë në vit, kjo vonesë 15-minutëshe po i kushton organizatës suaj afërsisht 8,500 dollarë në vit në produktivitet të humbur. Nëse vetë takimet e përgjithshme janë humbje kohe, kjo humbje produktiviteti rritet deri në afërsisht 37,000 dollarë.
Inkurajoni njerëzit të qëndrojnë të përqendruar: Ju do të arrini më shumë dhe do ta përfundoni takimin shumë më shpejt, nëse u kërkoni njerëzve të heqin pajisjet e tyre elektronike dhe të mbeten plotësisht të angazhuar gjatë takimit.
Përfundoni vazhdimisht herët: Përfundoni takimin në kohë, edhe nëse nuk keni mbaruar. Më mirë akoma, përfundoni takimin herët dhe njerëzit do të ndihen më pozitivë për t’u rikthyer në takimin tuaj të ardhshëm.
Askush nuk i pëlqen takimet, por ato janë një realitet i jetës organizative. Sidoqoftë, takimet nuk duhet të jenë zhgënjyese dhe joproduktive. Si udhëheqës, ju keni aftësinë për të udhëhequr takime efikase dhe produktive që anëtarët e ekipit tuaj nuk do t’i kenë frikë dhe nuk do t’i përçmojnë në të njëjtën masë. /Linkedin
